Nhằm đảm bảo sự an toàn sức khỏe cho cộng đồng trong mùa COVID-19, nhiều công ty đã cho nhân viên của mình làm việc từ xa.
Chị Minh Hương - chuyên viên phát triển giáo dục Hà Lan (Nuffic Neso), được công ty cho làm việc tại nhà để tránh dịch COVID-19 - Ảnh: QUANG ĐỊNH
Các chuyên gia, người lao động cho rằng để việc làm từ xa hiệu quả và an toàn, vấn đề bảo mật thông tin và sự tự chủ của nhân viên là những yếu tố quyết định.
Muôn kiểu làm việc từ xa
Ngay sau tết, ông Nguyễn Văn Du, giám đốc Công ty First Page - cung cấp dịch vụ tối ưu hóa website trên các công cụ tìm kiếm, đã quyết định cho toàn bộ nhân viên có thể ở nhà làm việc từ xa qua mạng.
Riêng những việc buộc phải đến công ty như in ấn, gửi chuyển phát nhanh, nghiệm thu dự án... đích thân ông Du và nhân viên phụ trách phải đến công ty thực hiện. "Chúng tôi thực hiện cách làm việc này cho đến chừng nào dịch thuyên giảm mạnh", ông Du cho biết.
Chị Hoàng Minh Ngọc, trưởng bộ phận truyền thông Công ty Chợ Tốt, thì cho biết sẽ tổ chức hội họp thông qua các ứng dụng hội nghị truyền hình trên mạng; tiến độ các dự án được cập nhật lên trang mạng nội bộ để mọi người có thể theo dõi liên tục...
Theo tìm hiểu của chúng tôi, việc chuyển đổi từ trực tiếp đến công ty làm việc sang làm từ xa qua mạng có thể được thực hiện dễ dàng với các công ty nhỏ, quy mô nhân sự dưới 20 người.
Còn với các công ty lớn hơn hoặc thực hiện nhiều dự án cùng lúc, việc chuyển đổi phải có kế hoạch cụ thể. Chẳng hạn, Công ty truyền thông Isobar Vietnam cho phép các team (nhóm) làm việc theo phương thức luân phiên: đội A ở nhà thì đội B lên công ty và ngược lại.
Công ty Chợ Tốt tổ chức cho nhân viên làm việc theo mã màu xanh (làm việc luân phiên) hoặc màu đỏ (tất cả nhân viên ở nhà làm việc)...
Kế hoạch cụ thể hơn, YouNet Group (gồm 6 công ty và trên 350 nhân viên) thực hiện phân chia mỗi bộ phận thành nhóm A và B để phòng trường hợp nếu A bị phong tỏa thì B sẽ gánh được. Mỗi nhóm làm việc tại công ty 2 tuần (trong khi nhóm kia làm việc ở nhà, không tiếp xúc trực tiếp) và thực hiện xoay vòng.
"Chúng tôi đã chọn cách thức làm việc nêu trên để tránh việc toàn bộ nhân viên bị phong tỏa, ban giám đốc và bộ phận tài chính - kế toán không thể hoạt động..." - ông Nguyễn Hải Triều, nhà đồng sáng lập, phó chủ tịch YouNet Group, cho biết.
An toàn vẫn trên hết
Để có thể làm việc từ xa qua mạng, điều kiện thiết yếu nhất là mọi nhân viên đều phải có máy tính và đường truyền Internet. Tưởng chừng chuyện có vẻ đơn giản nhưng lại không hề giản đơn với một số công ty, một số người đảm nhiệm những công việc đặc thù.
Chẳng hạn, chị Lan Phương, nhân viên kế toán một tập đoàn nước ngoài tại VN, buộc phải đem nguyên chiếc thùng máy tính để bàn (thường gọi là thùng CPU) về nhà... thì mới làm việc từ xa được do phải sử dụng các phần mềm và thiết lập theo quy định của công ty.
Với chị em phụ nữ, làm việc từ xa tại nhà có thể gọi là "được" với người này nhưng là "bị" với người kia. Chẳng hạn, theo chia sẻ của chị Châu Lê (Q.7, TP.HCM), do còn độc thân nên việc được làm từ xa qua mạng tạo cảm giác thoải mái và tự do hơn.
Trong khi đó với chị Trúc Giang, sếp một công ty dịch vụ truyền thông, ngày đầu làm việc từ xa tại nhà của chị đã diễn ra khá khủng khiếp vì phải vừa làm việc vừa trông con.
"Ở nhà mới có xíu buổi sáng mà đứa nhỏ khóc vì bị mắng 2 lần, đòi nói chuyện với mẹ 15 lần, đòi chuyển kênh và mua đồ chơi y như trong tivi 3 lần. Đứa lớn méc mẹ vì đứa nhỏ giành tivi 3 lần, khóc vì tủi thân khi mẹ bênh đứa nhỏ 1 lần... Còn nhiều lắm mà lười liệt kê thêm" - chị chia sẻ trên Facebook.
Còn chị Hồng Uyên (Q.5) cho biết làm việc ở nhà hay trên công ty cũng phải đảm bảo tiến độ công việc như nhau. "Các cuộc họp với đối tác vẫn diễn ra bình thường nên nhiều lúc làm việc ở nhà lại có nhiều bất tiện hơn trên công ty.
Chẳng hạn, nhiều cuộc gặp trực tiếp với các đối tác phải diễn ra ở quán cà phê thay vì văn phòng công ty. Những cuộc trao đổi trực tuyến qua mạng tại nhà hay quán cà phê dễ trục trặc do đường truyền không tốt và dễ bị làm phiền bởi người khác, chứ không yên tĩnh như phòng họp trên công ty.
Tuy nhiên, trong thời buổi dịch bệnh hoành hành như thế này thì hạn chế đến công ty là biện pháp an toàn nhất cho bản thân và cộng đồng" - chị Uyên cho biết.
Một số biện pháp đảm bảo an ninh mạng khi làm việc từ xa
Công ty bảo mật Kaspersky đề xuất một số cách để giảm rủi ro an ninh mạng liên quan đến làm việc tại nhà như sau:
1 Cung cấp VPN (mạng riêng ảo) để nhân viên kết nối an toàn với mạng công ty.
2 Tất cả các thiết bị của công ty - bao gồm điện thoại di động và máy tính xách tay - cần được bảo vệ bằng phần mềm bảo mật thích hợp, bao gồm cả thiết bị di động (ví dụ: cho phép xóa dữ liệu khỏi các thiết bị được báo cáo bị mất hoặc bị đánh cắp, tách biệt dữ liệu cá nhân và công việc, cùng với việc hạn chế ứng dụng có thể được cài đặt).
3 Luôn thực hiện các bản cập nhật mới nhất cho các hệ điều hành và ứng dụng.
4 Hạn chế quyền truy cập của những người kết nối với mạng công ty.
5 Đảm bảo rằng nhân viên nhận thức được sự nguy hiểm của việc phản hồi những tin nhắn đáng nghi ngờ.
6 Nâng cao nhận thức của nhân viên về những vấn đề cơ bản về an ninh mạng, ví dụ không mở hoặc lưu trữ các tệp từ các email hoặc trang web không rõ nguồn vì chúng có thể gây hại cho toàn công ty.
7 Sử dụng phần mềm hợp pháp, được tải xuống từ các nguồn chính thức.
8 Tạo bản sao lưu dữ liệu cần thiết và thường xuyên cập nhật các thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin để tránh các lỗ hổng chưa được vá có thể trở thành mối đe dọa mạng.
Thúc đẩy chuyển đổi số
Theo ông Trần Viết Quân, giám đốc Công ty ứng dụng di động Xanh - chủ sở hữu phần mềm chấm công từ xa Tanca, xu hướng làm việc tại nhà vốn đã diễn ra tại các công ty công nghệ trên thế giới nhiều năm trước.
Công ty ông cũng đang đóng góp một phần vào xu hướng làm việc ở nhà bằng giải pháp chấm công điện thoại hay làm việc chung trên nền tảng Tanca.io.
Các công ty đã hạn chế tiếp xúc máy chấm công và chuyển sang chấm công điện thoại. Ngoài ra, chấm công điện thoại cũng giúp nhân viên có thể chấm công tại nhà thông qua định vị GPS, từ đó dễ dàng điều phối và quản lý công việc hơn.
Hiện nhiều khách hàng của công ty đã số hóa đến 90% văn bản, giấy tờ và phê duyệt hoàn toàn trên điện thoại hoặc máy tính. Dù vẫn có những khó khăn khi ứng dụng công nghệ mới nhưng đợt dịch bệnh này, các doanh nghiệp sẽ áp dụng mạnh mẽ các công nghệ tương lai hơn bất kỳ khi nào. Đây cũng là một cơ hội cho việc chuyển đổi số nhanh chóng.
ĐỨC THIỆN
